Ein Arbeitszeitmodell ist die wichtigste Hilfe zur Definition der Arbeitszeiten auf Grundlage der betrieblichen Notwendigkeit im Unternehmen. Den Rahmen für mögliche Arbeitszeitmodelle bildet in der Regel ein Tarif- bzw. Arbeitsvertrag. Diese Rahmenbedingungen können Sie anhand von Zeitmodellen nachbilden und als Grundlage für die Zeiterfassung nutzen. In der Regel gibt es in jedem Unternehmen vier mögliche Zeitmodelle: Büro, Werkstatt, Produktion und Teilzeitarbeit. Jedes Zeitmodell hat eine Besonderheit. Schauen wir uns nun einmal gemeinsam alle vier Modelle an und ihre Besonderheiten.
Das Büro
Das Büro zeichnet sich durch feste Arbeitszeiten und feste Pausen aus. In vielen Betrieben fangen die Mitarbeiter um 08:30 Uhr an und legen die Arbeit um 17:00 Uhr nieder. Dies nehmen wir in diesem Praxisbeispiel zur Verdeutlichung der Zeitmodelle als Beispiel.
Beginnen wir gemeinsam mit der Einrichtung des einfachsten Zeitmodells, dem Büro. Fügen Sie über ein neues Zeitmodell hinzu und benennen das Modell „Büro“.
Anschließend wählen Sie als [Vorlage] [Einschicht (Verwaltung/Büro/Werkstatt)] aus. Wechseln Sie nun in den Reiter [Arbeitszeiten]. Die Bezeichnung der Schicht können Sie über das Symbol […] ändern. Es erscheint ein Popup in das Sie z.B.: „Büro“ Eintragen.
Damit Sie die Arbeitszeiten hinterlegen können, wählen Sie den leeren Datensatz der Spalte [Tag] aus. Nachdem Sie für den [Tag] den Montag ausgewählt haben, hinterlegen Sie als Von-Arbeitszeit 08:00 Uhr und als Bis-Arbeitszeit 17:00 Uhr. Wenn die gestempelten Zeit nur in einem bestimmten Zeitraum gewertet werden sollen, können Sie diese Zeiten im Buchungen erlaubt Von/ bis hinterlegen.
Wenn Sie die Eingabe für das letzte Feld bestätigt haben können Sie die Zeiten für die gesamte Woche vorbelegen lassen.
Die Pausen für das Büro legen Sie wie die Arbeitszeiten an, wählen Sie den leeren Datensatz im Feld [Tag] aus und hinterlegen den Montag. Als [Pause-Von] hinterlegen Sie 12:00 Uhr, sowie [Pause bis] 12:30 Uhr.
Die schaffende Werkstatt
Befassen wir uns nun mit der Werkstatt. Zum Einrichten eines Werkstattmodells ist zu beachten, dass in der Regel von Montag bis Donnerstag mehr Stunden gearbeitet werden als Freitags. Sehr häufig kommt es vor, dass die Mitarbeiter montags bis donnerstags von 07:00 Uhr bis 16:15 Uhr und freitags jedoch nur bis 13:30 Uhr arbeiten. Diese Zeiten bilden für das nachfolgende Praxisbeispiel die Grundlage.
Zum Einrichten des Werkstattmodells wird ein gleichnamiges Zeitmodell erstellt.
Als [Vorlage] wird die [Einschicht (Verwaltung/Büro/Werkstatt)] ausgewählt und in den nächsten Reiter [Arbeitszeiten] gewechselt. Die angezeigte Schicht wird mit [Normal] ausgewiesen, diese können Sie über das danebenstehende Symbol […] umbenennen.
Nachdem Sie die Schicht umbenannt haben, klicken Sie in den leeren Datensatz unter [Tag]. Wählen Sie den Montag aus und hinterlegen Sie als [Von-Arbeitszeit] 07:00 Uhr und als [Bis-Arbeitszeit] 16:15 Uhr. Dies machen Sie bis einschließlich Donnerstag. Am Freitag hinterlegen Sie als Von-Arbeitszeit hinterlegen Sie 07:00Uhr und als Bis-Arbeitszeit 13:00 Uhr.
Hinweis
Die “Autofill” Funktion macht nur Sinn wenn Sie eine regelmäßige Arbeitszeit über die gesamte Woche haben.
Nachdem Sie die Arbeitszeit hinterlegt haben, müssen Sie noch die Pausen hinterlegen. Dies machen Sie genau so wie bei den Arbeitszeiten. Klicken Sie in den Leeren Datensatz unter [Tag] und wählen den Montag aus. Hinterlegen Sie für montags bis donnerstags im Feld [Von-Pause] 09:00 Uhr und als [Bis-Pause] 09:15. Als zweite Pause hinterlegen Sie die Mittagspause von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr.
Die wechselnde Produktion
Die Produktion ist in der Regel in mindestens zwei Schichten unterteilt, meistens jedoch in drei Schichten. Die Produktion wird in vielen Fällen in die Früh, Spät und Nachtschicht aufgeteilt. Diese haben jeweils unterschiedliche Arbeitszeiten.
Im nachfolgenden Text zeigen wir Ihnen, wie Sie ein solches Zeitmodell anlegen und worauf Sie achten müssen.
Für die Produktion wird ein Zeitmodell angelegt mit der Vorlage [Dreischicht]. Nachdem Sie die Beschreibung hinterlegt haben, wechseln Sie in den Reiter [Arbeitszeit]. Unter angezeigte Schicht werden Ihnen die Schichten [Schicht 1, Schicht 2 und Schicht 3] angezeigt. Diese können Sie über das dort neben stehen Symbol […] z. B. in Früh, Spät und Nachtschicht umbenennen.
Wählen Sie anschließend für die angezeigte Schicht die [Frühschicht] aus und führen ein Linksklick in den leeren Datensatz unter dem Feld [Tag] aus. Wählen Sie hier als Tag den Montag aus.
Tragen Sie als [Von-Arbeitszeit] 06:00 Uhr ein sowie als [Bis-Arbeitszeit] 14:00 Uhr ein.
Im Bereich Pause hinterlegen Sie wie bei der Arbeitszeit die Pausenzeiten. Die Pause der Frühschicht beginnt um 10:00 Uhr und endet um 10:30 Uhr.
Wiederholen Sie die Eingaben wie oben beschrieben für die Spätschicht mit der Arbeitszeit von 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr mit einer Pausenzeit von 18:00 bis 18:30 Uhr und für die Nachtschicht mit der Arbeitszeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr mit einer Pausenzeit von 02:00 bis 02:30 Uhr.
Teilzeit
Die Teilzeitarbeit hat die Besonderheit, dass Mitarbeiter keine festen Arbeitszeiten haben, sondern pro Monat eine gewisse Stundenanzahl erreichen müssen (z. B. 80 Stunden pro Monat). Um dieses Modell zu erstellen wird ein Zeitmodell angelegt, welches die Vorlage [Durchschnitt] verwendet mit der Bezeichnung [Teilzeit Std. Monat]. Im daneben stehenden Feld wird nun der Wert 80 Stunden eingetragen.
Bei den Teilzeitkräften wird in der Regel keine feste Pause abgezogen, sondern die Pausen werden separat durch den Mitarbeiter erfasst. Daher brauchen wir die Pausen hier nicht berücksichtigen.
Aushilfen
Aushilfen sind besonders zu behandeln in der Zeiterfassung. Die Aushilfen haben meistens keine feste Arbeitszeit und werden nach Bedarf ins Unternehmen bestellt. Es gibt keine Vorgaben wie viel Stunden pro Tag oder im Monat zu leisten sind. Für diese Mitarbeiter gilt ein sehr einfaches Zeitmodell. Es werden alle Zeiten zwar erfasst jedoch werden diese Stunden jeden Monat ausbezahlt. Daher wird ein Zeitkonto bei diesen Mitarbeitern nicht geführt. Legen Sie ein Zeitmodell mit dem Namen „Aushilfe“ an und wählen die Vorlage [Einschicht(Verwaltung/Büro/Werkstatt)] aus. Wechseln Sie in den nächsten Reiter [Arbeitszeiten] und ändern den Namen der [Angezeigten Schicht] über das folgende Symbol […].
Nun klicken Sie in das Feld [Tag] im Bereich [Arbeitszeit]. In diesem Feld wird der Montag vorgeblendet. Für die Aushilfen brauchen Sie keine Zeiten eintragen und bestätigen alle Felder einfach mit der Entertaste. Nachdem Sie das letzte Feld bestätigt haben erscheint eine Abfrage die Sie mit [Ja] bestätigen. Die ganze Woche wird Ohne Zeiten hinterlegt.